KI-Kompetenz nachweisen: so dokumentieren Sie es

Braucht man für KI-Kompetenz ein Zertifikat?

Nein. Die EU-Kommission schreibt in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz ausdrücklich, dass kein Zertifikat nötig ist. Firmen können intern festhalten, welche Schulungen oder anderen Maßnahmen es gab. Die Bundesnetzagentur sieht es genauso: Die KI-Verordnung kennt keine Pflicht zur Zertifizierung, und die Maßnahmen dürfen intern oder extern stattfinden. Einen KI-Beauftragten verlangt Artikel 4 ebenfalls nicht.

Eine Teilnahmebescheinigung vom Schulungsanbieter ist trotzdem nützlich. Sie ist ein Beleg unter mehreren, aber keine Voraussetzung.

Muss man die KI-Kompetenz dokumentieren?

Artikel 4 schreibt eine Dokumentation nicht ausdrücklich vor. Er verlangt Maßnahmen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz Ihres Personals unterstützen. Seit der Änderung vom 27.07.2026 müssen Sie dabei kein bestimmtes Niveau garantieren. Was sich geändert hat, steht im Ratgeber KI-Kompetenz nach Art. 4.

Die Bundesnetzagentur empfiehlt trotzdem, die Maßnahmen gut zu dokumentieren. Ihre Begründung: Fehlende KI-Kompetenz kann als Verletzung der Sorgfaltspflicht gelten, vor allem wenn dadurch ein Schaden entsteht. Mit einer Dokumentation können Firmen jederzeit zeigen, was sie getan haben.

Was gehört in die Dokumentation?

Die Bundesnetzagentur nennt die Art der Maßnahmen, ihren inhaltlichen und zeitlichen Umfang und die teilnehmenden Personen. Damit die Aufzeichnung auch zeigt, warum die Maßnahmen zu Ihrem Betrieb passen, empfehlen wir diese Punkte:

• Genutzte KI-Werkzeuge: Name des Werkzeugs, ob es über ein Firmenkonto oder ein privates Konto läuft, seit wann.
• Wer nutzt was wofür: Personen oder Gruppen und ihre Aufgaben, etwa „Büro: Entwürfe für Kundenmails“.
• Maßnahmen: Datum, Art (Schulung, Einweisung, Selbstlernkurs, Leitfaden) und wer sie durchgeführt hat.
• Teilnehmende: Name und Unterschrift oder eine Bestätigung per Mail.
• Inhalte und Dauer: zum Beispiel Grundlagen, die eigenen Werkzeuge, erfundene Angaben erkennen, Datenschutz, zwei Stunden.
• Nutzungsregeln: welche Regeln gelten und in welcher Fassung. Ein Muster steht im Ratgeber KI-Richtlinie für Unternehmen.
• Auffrischung: wann Sie das nächste Mal prüfen, ob Wissen und Regeln noch passen.

Bei den Inhalten hilft die Liste der EU-Kommission. Danach sollten Firmen mindestens klären: Was ist KI, wie funktioniert sie, welche KI nutzen wir, welche Chancen und Gefahren gibt es? Entwickeln wir KI selbst oder nutzen wir fertige Werkzeuge? Welche Risiken haben unsere Werkzeuge, und was müssen die Beschäftigten darüber wissen? Wer ChatGPT für Werbetexte oder Übersetzungen nutzt, sollte laut Kommission zum Beispiel wissen, dass Sprachmodelle Dinge erfinden können.

Wie lange muss man den Nachweis aufbewahren?

Eine feste Frist haben wir weder in der KI-Verordnung noch im deutschen KI-Marktüberwachungsgesetz gefunden, und auch die Hinweise von EU-Kommission und Bundesnetzagentur nennen keine. Was folgt, ist deshalb unsere Empfehlung, keine Vorgabe:

• Bewahren Sie den Nachweis mindestens so lange auf, wie die Werkzeuge im Einsatz sind und die Person bei Ihnen arbeitet.
• Ändern sich Regeln oder Werkzeuge, legen Sie die alte Fassung mit Datum ab, statt sie zu überschreiben.
• Der Nachweis enthält Namen von Beschäftigten. Legen Sie ihn geschützt ab, wie andere Personalunterlagen, und klären Sie die Löschfrist mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Wer prüft die KI-Kompetenz in Deutschland?

Für die Aufsicht über Artikel 4 sind nach Angaben der EU-Kommission die nationalen Marktüberwachungsbehörden zuständig, seit August 2026. In Deutschland ist das im KI-Marktüberwachungsgesetz (KI-MIG) geregelt, in Kraft seit 29.07.2026. Nach seinem § 2 ist die Bundesnetzagentur die zuständige Marktüberwachungsbehörde, soweit das Gesetz nichts anderes bestimmt. Sonderregeln gibt es zum Beispiel für den Finanzbereich.

Die Bußgeldvorschrift in § 15 KI-MIG nennt Artikel 4 nach unserem Stand nicht. Die Kommission hält Sanktionen auf Grundlage nationaler Gesetze grundsätzlich für möglich, und sie müssten verhältnismäßig sein. Für Sie ist die Dokumentation vor allem Ihr Beleg, wenn eine Behörde, ein Kunde oder ein Auftraggeber nachfragt.

Wie oft sollte man die Schulung auffrischen?

Eine feste Frist gibt es auch hier nicht. Die Bundesnetzagentur beschreibt den Aufbau von KI-Kompetenz als fortlaufenden Prozess: Maßnahmen regelmäßig prüfen und auffrischen, wenn sich Werkzeuge, Aufgaben oder die Technik ändern. Wir empfehlen einen festen Termin einmal im Jahr und eine kurze Einweisung, sobald ein neues Werkzeug dazukommt oder jemand neu anfängt.

Wie nutze ich die Vorlage?

• Kopf ausfüllen: Betrieb, verantwortliche Person, Stand.
• Werkzeuge eintragen: welches Werkzeug, welches Konto, wer es wofür nutzt.
• Nach jeder Maßnahme eine Zeile je Person: Datum, Name, Maßnahme, Inhalt, Dauer, Unterschrift.
• Die geltenden Nutzungsregeln beilegen und den nächsten Termin zur Auffrischung eintragen.

Die Vorlage ist ein Vorschlag, kein geprüfter Rechtstext. Passen Sie sie an Ihren Betrieb an. Vorlage als Word-Datei herunterladen

Wie wir helfen

Wir schulen Ihr Team online in ganz Deutschland oder vor Ort rund um Bad Kreuznach. In der KI-Schulung übt Ihr Team an eigenen Aufgaben, mit Teilnahmebescheinigungen für Ihren Nachweis. Bei der KI-Beratung richten wir Firmenkonten ein und legen mit Ihnen die Nutzungsregeln fest. Die rechtliche Bewertung Ihres Einzelfalls gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Anwalt. Wenn Sie klären wollen, was zu Ihrem Betrieb passt, buchen Sie ein Erstgespräch.

Quellen

• EU-Kommission: AI Literacy, Questions and Answers (Stand 27.07.2026)
• Bundesnetzagentur: KI-Kompetenz (abgerufen am 14.10.2026)
• Art. 4 KI-Verordnung (dejure.org)
• § 2 KI-MIG, zuständige Marktüberwachungsbehörden (gesetze-im-internet.de)
• § 15 KI-MIG, Bußgeldvorschriften (gesetze-im-internet.de)

Stand 14.10.2026. Diese Seite und die Vorlage fassen öffentlich zugängliche Quellen zusammen und sind keine Rechtsberatung.