1. Worum es geht
Diese Hinweise gelten für das Net-Evolution Kundenportal, also die App „Kundenportal“ und portal.net-evolution.de. Das Portal nutzen in der Regel Mitarbeitende unserer Kunden. Für alles andere, etwa unsere Website, gilt unsere Datenschutzerklärung.
Für Ihr Konto, also Name, E-Mail-Adresse, Anmeldung und Mitteilungen, sind wir
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:
Net-Evolution, Inhaber Marvin Henrich
Weinbergstraße 17, 55452 Dorsheim, Deutschland
E-Mail: info@net-evolution.de
Für die Inhalte, die wir im Auftrag des Betriebs verarbeiten, für den Sie das Portal nutzen, sind wir Auftragsverarbeiter dieses Betriebs (Art. 28 DSGVO). Dazu gehören Aufgaben und Freigaben, Abläufe, Anliegen, Belege und Kontoumsätze. Verantwortlich dafür ist Ihr Betrieb. Fragen zu diesen Daten richten Sie am besten an ihn; Anfragen, die uns erreichen, geben wir an ihn weiter.
2. Ihr Konto
Für Ihr Konto speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, Ihre Rolle in Ihrem Betrieb und den Zeitpunkt, zu dem das Konto angelegt wurde. Angelegt wird es von der Person, die das Portal in Ihrem Betrieb verwaltet, oder von uns bei der Einrichtung.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Sie selbst unser Vertragspartner sind. Sonst stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse, das mit Ihrem Betrieb vereinbarte Portal bereitzustellen und abzusichern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
3. Anmeldung
Sie melden sich mit Ihrer E-Mail-Adresse an. Wir schicken Ihnen dann über unseren Mailserver einen sechsstelligen Code. Er gilt zehn Minuten und lässt höchstens fünf Versuche zu. Wir speichern ihn nur als Prüfwert (Hash) und löschen ihn rund einen Tag nach Ablauf. Damit niemand Codes durchprobiert, begrenzen wir, wie oft ein Code angefordert und geprüft werden kann. Dafür merkt sich der Server Ihre E-Mail-Adresse höchstens 15 Minuten im Arbeitsspeicher. Wird die Grenze erreicht, vermerkt er die Adresse in seinem Fehlerprotokoll.
Ist für Ihr Konto ein zweiter Faktor eingerichtet, fragt die Anmeldung zusätzlich nach einem Code aus Ihrer Authentifizierungs-App. Das Geheimnis dafür speichern wir verschlüsselt (AES-256-GCM).
Nach der Anmeldung erhält die App einen Sitzungsschlüssel, der zwölf Stunden gilt. Die App legt ihn im Schlüsselbund Ihres iPhones ab, nur für dieses Gerät und nur lesbar, solange es entsperrt ist. Beim Abmelden löscht die App ihn. Die App verarbeitet keine biometrischen Daten.
4. Mitteilungen
Erlauben Sie Mitteilungen, meldet die App bei jedem Start die Gerätekennung für Mitteilungen an unseren Server. Wir speichern sie zusammen mit Ihrem Konto und dem Zeitpunkt der letzten Zustellung.
Mitteilungen verschicken wir über den Apple Push Notification Service von Apple. Apple erhält dafür die Gerätekennung, einen allgemeinen Text wie „Etwas wartet auf Sie“ und „Im Portal liegt eine neue Freigabe.“ sowie eine technische Kennung der Aufgabe. Inhalte der Aufgabe stehen nicht in der Mitteilung. Apple kann diese Angaben auch in den USA verarbeiten.
Meldet Apple ein Gerät als nicht mehr erreichbar, etwa weil die App gelöscht wurde, löschen wir die Kennung sofort. Mitteilungen schalten Sie in den Einstellungen Ihres iPhones ab. Rechtsgrundlage ist wie beim Konto Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.
5. Inhalte im Portal
Im Portal sehen Sie, was unsere Abläufe für Ihren Betrieb erledigen: Aufgaben und Freigaben, Hinweise, Läufe, Ihre Anliegen an uns und, wenn vereinbart, Belege und Kontoumsätze. Zu jedem Lauf speichern wir Status, Startzeit und Dauer, bei einzelnen Abläufen zusätzlich eine kurze Ergebnis- oder Fehlermeldung. Entscheiden Sie über eine Freigabe, geben wir Ihre Entscheidung an den zugehörigen Ablauf weiter.
Bei Anliegen speichern wir, wer eine Nachricht geschrieben hat und wann wer sie gelesen hat. Bei Belegen speichern wir, wer sie geprüft hat.
Als Betreuer haben wir Zugriff auf die Inhalte Ihres Betriebs. Wir nutzen ihn, um die Abläufe zu betreiben, Fehler zu beheben und Ihre Anliegen zu beantworten.
6. Belege und Kontoumsätze
Belege erreichen das Portal in der Regel per E-Mail an eine Belegadresse. Ein Ablauf auf unserem Server (n8n) lässt jeden Anhang als PDF oder Bild von Anthropic auslesen: ob es ein Beleg ist, Datum, Betrag, Umsatzsteuer, Aussteller, Belegnummer und Kategorie. Die Datei und die ausgelesenen Werte legen wir im Portal ab. Sie prüfen die Werte dort.
Anthropic ist die Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland. Anthropic verarbeitet die Daten als unser Unterauftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Daten werden in den USA gespeichert und können auch in weiteren Ländern außerhalb der EU verarbeitet werden. Für diese Übermittlung gelten die Standardvertragsklauseln der EU (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Anthropic nutzt die Inhalte nicht zum Training seiner KI-Modelle und löscht Eingaben und Ausgaben in der Regel innerhalb von 30 Tagen. Bei einem Verstoß gegen die Nutzungsrichtlinien von Anthropic oder aufgrund gesetzlicher Pflichten kann die Speicherung länger dauern.
Anhänge, die per E-Mail an unsere Belegadresse belege@net-evolution.de eingehen, prüft unser Mailserver mit dem Virenscanner ClamAV. Zusätzlich fragen wir beim Dienst VirusTotal nur den Prüfwert der Datei (SHA-256) ab. Die Datei selbst verlässt unseren Server dafür nicht.
Kontoauszüge (CSV) lesen wir Zeile für Zeile ein. Wir speichern Buchungstag, Wertstellung, Betrag, Gegenpartei und Verwendungszweck, um Zahlungen den Belegen zuzuordnen. Die Datei selbst speichern wir nicht.
7. Server und Protokolle
Das Portal läuft auf gemieteten Servern der netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe, in einem Rechenzentrum in Deutschland. netcup verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Unsere Portal-Anwendung speichert keine IP-Adressen. Fehlerprotokolle des Servers können Ihre E-Mail-Adresse oder interne Kennungen enthalten.
Die App enthält keine Werbe-, Analyse- oder Absturzmeldedienste Dritter. Schriften und Symbole sind in der App enthalten und werden nicht nachgeladen.
8. Speicherdauer
- Anmeldecodes: rund einen Tag nach Ablauf.
- Sitzungsschlüssel: zwölf Stunden, nur auf Ihrem Gerät.
- Gerätekennung für Mitteilungen: bis Apple sie als ungültig meldet oder Ihr Konto gelöscht wird.
- Hinweise im Portal: 90 Tage, nachdem sie erledigt oder verfallen sind.
- Ihr Konto: solange Sie das Portal für Ihren Betrieb nutzen. Entfernt Ihr Betrieb Ihren Zugang, endet Ihr Zugriff sofort. Ihr Konto löschen wir, wenn Sie es verlangen oder Ihr Betrieb das Portal nicht mehr nutzt.
- Übrige Inhalte Ihres Betriebs, etwa Aufgaben, Läufe, Anliegen und Kontoumsätze: für die Dauer des Vertrags. Danach löschen wir sie nach Weisung Ihres Betriebs.
- Belege: Wir legen sie unveränderbar ab, wie es die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) verlangen, und bewahren sie nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf. Nach Vertragsende löschen oder übergeben wir sie nach Weisung Ihres Betriebs.
9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Eine kurze Nachricht an info@net-evolution.de genügt.
Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).
Ihnen steht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz (LfDI RLP), Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsorts wenden.